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外国语言文化学院关于会议室使用管理规定

为了加强学院会议室的管理,保证各类会议的顺利召开及规范有序使用,提高会议室的利用率,特制定会议室使用管理规定。

一. 会议室是学院专门用于召开各类会议、学术研讨、接待客人的场所,未经允许不得擅自使用。

 二. 会议室由学院综合办统一管理,负责使用登记与调度等相关事宜。会议室使用需遵循先紧急后一般,先学院后部门的原则,按登记顺序优先安排使用;如遇特殊情况,紧急会议可先通知学院综合办,立即开启会议室先行使用,事后补办有关登记手续。

 三.会议室实行提前预约制度。各位领导及系、室、中心安排的各种会议需提前登记,由综合办根据情况统一调配使用、避免发生冲突。

1.一般性会议需提前一天以上预约登记、备案。

 2.使用时请使用人提前10分钟到综合办登记领用钥匙。需晚上使用的请于当天下午16:20分之前到综合办登记领用钥匙。若在预定时间不能按时使用的,申请人应及时通知学院综合办。

3.综合办公室:博文310室;会议室使用预约联系电话:65916132。 

 四.会议室使用期间,使用人应爱护会议室设施,并保持会议室清洁。会议室配置的设备、桌椅未经许可,不得随意搬动挪作它用。

 五.会议室使用完毕后,应随时关闭门、窗和全部设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,如因使用人造成的损失将追究个人的责任。

六.学院会议室严禁用于与学校、学院事务无关的各类活动。

外国语言文化学院

2013年6月8日